Když získáte grant

Kromě samotné realizace podpořeného projektu vyplývá z poskytnutí grantu řada dalších povinností. Naším cílem je co nejméně zatěžovat příjemce grantů rozsáhlou administrativou a zbytečnými úkoly, ale některé úkony jsou pro administraci grantu nezbytné, jiné zase vyplývají ze závazků k našim partnerům nebo nám pomáhají v získání prostředků pro podporu dalších projektů.

Setkáte se s pojmy grant či nadační příspěvek - jedná se o totéž. Řečí zákona nadační příspěvek, v běžném textu grant, neboť je to kratší a výstižnější.

Popsaný postup se může lišit v jednotlivých grantových výzvách, podle povahy projektů jsou různé počty zpráv a splátek, mohou se lišit požadavky na prezentaci partnerů a podobně. Odlišnosti od těchto pravidel jsou proto popsány v grantové výzvě a ty nejdůležitější i ve smlouvě.

Přehled jednotlivých kroků

• sestavení a podepsání smlouvy

• 1. platba grantu

• realizace projektu

• průběžná zpráva

• 2. platba grantu

• realizace druhé části projektu a jeho ukončení

• závěrečná zpráva, finanční zpráva, fotodokumentace a další ...

• 3. platba grantu

• uzavření grantu

Grantových plateb může být i více než tři (pak je ale i více průběžných zpráv).  U menších částek se vyplácí celý grant najednou po podepsání smlouvy.

Smlouva

Smlouva vymezuje práva a povinnosti obou stran (tedy nadace a příjemce grantu) a obsahuje důležité informace o smluvních stranách i o samotném nadačním příspěvku. Číslo smlouvy nám umožňuje orientovat se v množství udělených grantů. Používejte ho prosím při komunikaci s námi, abychom rychle našli potřebné dokumenty.

Dokumenty k uzavření smlouvy

K sepsání smlouvy potřebujeme doklad o registraci vaší organizace a dále doklad o vedení účtu, který osvědčuje, že příjemce grantu je vlastníkem tohoto účtu. Obojí je důležité, aby peníze dostal správný příjemce a nadace aby tuto skutečnost mohla prokázat (nejen) svým dárcům. Oba dokumenty jsou proto přílohou žádosti o grant, pokud nejsou přiloženy, musíme si je vyžádat. Samozřejmě při opakovaném poskytnutí grantu témuž subjektu (v průběhu jednoho roku) není potřeba dokumenty znovu přikládat. Samotná žádost o grant je pak přílohou smlouvy, aby smlouva nemusela popisovat všechny detaily projektu.

Splátky a časový harmonogram projektu

Počet splátek a délka trvání projektu jsou obvykle uvedeny v příslušné výzvě, protože se liší podle zaměření a povahy projektů. Obvykle bývá možné obojí přizpůsobit, pokud nastavení nevyhovuje vašemu konkrétnímu projektu, doporučujeme to však konzultovat předem s koordinátorem dané grantové výzvy. S výjimkou malých částek (pod 20 tisíc Kč) bývá podmínkou zachování závěrečné splátky ve výši 1/6 poskytnuté částky, která zapomětlivé příjemce motivuje k řádnému uzavření grantu.

Podpis smlouvy

Smlouvu posíláme k podpisu ve 2 kopiích, po jedné pro každou smluvní stranu. Kromě statutárního zástupce příjemce grantu požadujeme na smlouvě i podpis člověka, který projekt skutečně realizuje, neboť ten je pro nás partnerem pro záležitosti týkající se projektu. Teprve až dostaneme podepsanou smlouvu, můžeme odeslat první splátku.

Realizace a zprávy

Realizace projektu musí probíhat v souladu se schváleným projektem. Stejně tak finanční prostředky musí být čerpány podle rozpočtu tohoto projektu. V některých případech je poskytnutá částka nižší, než požadovaný příspěvek: pokud není ve smlouvě uvedeno jinak, můžete položky rozpočtu krátit podle vlastní úvahy. Stejně tak rozsah projektu je možné v tom případě přiměřeně zmenšit, pokud jej nelze dofinancovat z jiného zdroje.

Veřejné akce a výstupy projektu

Pro všechny publikované výstupy projektu (pozvánky na akce, plakáty, tiskové zprávy ...) platí pravidla prezentace. Pro články a relace v médiích do té míry, nakolik jste schopni jejich obsah ovlivnit. Veškeré pozitivní zmínky o nadaci a jejích partnerech nám pomáhají zlepšovat naši práci a získávat další prostředky pro vás. V případě větších akcí zaměřených na veřejnost vás žádáme, abyste nás o takové akci předem uvědomili, případně zvážili koordinovanou medializaci akce. Nadace má vlastní kontakty na média v regionech, vyhlašuje projekty měsíce a společné úsilí může přinést prospěch oběma stranám.

Logo ke stažení

Smlouva zavazuje příjemce grantu na všech propagačních materiálech spojených s realizací projektu (včetně webových stránek, tiskových zpráv, pozvánek apod.) umístit logo Nadace Partnerství, případně společně s logem partnera (partnerů). Používejte prosím jen tato oficiální loga nadace a partnerů (loga).

Změny v projektu

Změny v projektu, které podstatným způsobem mění jeho výstupy nebo využití přidělených prostředků, podléhají schválení nadací. Častým důvodem změny jsou události, které znemožňují realizaci projektu v původní podobě, nebo naopak umožňují realizovat výhodnější, efektivnější variantu. Může se také stát, že potřebujete změnit harmonogram realizace a posunout termín průběžné či závěrečné zprávy. Podmínkou povolení změny je, že nemění smysl původního projektu. O změnu je třeba požádat písemně (stačí e-mailem).

Zprávy a platby

Zprávy je nutno poslat nejpozději v termínech, uvedených ve smlouvě. Poslání zprávy v jiném termínu je možné pouze po předchozí dohodě (viz předchozí odstavec). Struktura zprávy je vysvětlena v příslušném formuláři. Všechny zprávy nám můžete zasílat i e-mailem na adresu granty@nap.cz.

Fotografie

Součástí závěrečné zprávy jsou fotografie. Účelem fotografií není jen dokumentovat realizaci projektu, nejlepších fotografí využíváme k propagaci Vaší i naší práce. Mnohem více, než statické fotografie míst 'před' a 'po' proto uvítáme obrázky, které dokumentují dění, jsou srozumitelné a zajímavé i pro nezúčastněné diváky.

Další přílohy ke zprávám

Články z médií přikládejte jen jako ilustraci, zejména pokud je mediální ohlas větší. My si články nearchivujeme, není třeba kopírovat všechno. Stačí uvést počet článků, případně strukturu mediálního ohlasu podle typu médií.

Platby

Pokud je vaše zpráva v pořádku, pošleme vám příslušnou splátku grantu obratem, do 2 - 3 týdnů (stejně tak 1. platbu po podepsání smlouvy). V opačném případě bychom si vyžádali doplnění nebo přepracování zprávy.

V případě dřívějšího zaslání zprávy je možné, že prostředky k proplacení příslušné platby nebudeme mít právě k dispozici, v tom případě ji dostanete nejpozději v termínu uvedeném ve smlouvě.